Skip to content
Schedule a Call
Call Now

How to prepare your organization for the right of access?

Article by Tsaaro

7 min read

What is the Right of Access?

General Data Protection Regulation (GDPR) entitles data subjects to various rights when it comes to the protection of their data. The eight primary rights provided to the individuals are:

  1. The Right to Information
  2. The Right of Access
  3. The Right to Rectification
  4. The Right to Erasure
  5. The Right to Restriction of Processing
  6. The Right to Data Portability
  7. The Right to Object
  8. The Right to Avoid Automated Decision-Making

These rights have been provided to make data subjects the core of data protection mechanisms. Organisations that collect and process information of individuals need to comply with regulations and ensure that the individual can easily exercise these rights. However, few of these rights, namely Right of Access, Erasure and Data Portability, come with complexities. 

This article aims to shed some light on one of these rights- the Right of Access, also known as Subject Access Right (SAR), provides individuals with the right to ask the processor for information concerning the data they have provided. This data subject right allows individuals to request a copy of their data, confirmation about their data being processed, and confirmation of the lawful reasons for the processing.

This right is restricted to access to their personal data and not the entire document containing said information. 

This right provides transparency to the processing activities and sets up the stage for further rights such as rectification or erasure. 

A copy of the information shall be provided free of charge. However, in the case of multiple documents, a small fee for administrative costs can be charged.

How can a data subject exercise this right?

Make a request verbally or in writing- DSARs

A data subject access request (DSAR) is the term for the request made by an individual to exercise their right of accessing their data collected by any organisation. 

A third person can make a DSAR on behalf of the subject. Information requested needs to be provided within one month of receiving the request. This is not an absolute right; organisations can reject such a request manifestly unfounded or excessive. For, e.g., if there is malicious intent behind the proposal.

How to manage DSARs?

DSARs are time-consuming. The industries at this point are gathering far more data than they used to. The exemptions provided for disclosing such information are subjective, making such requests a challenge. 

Organisations are not prepared to handle such requests. Further, the shift in external requests to internal DSARs, from the clients to now the employees making such requests, adds to the problems organisations face.

Further, the organisations lack an effective process to deal with DSARS, and even the employees lack the practical training to identify whether a request is a DSAR.

Responding to a DSAR

So, your organisation has received a request for data access; what is the next step?

  • First, identify the DSAR and forward it to the personnel in charge, usually the Data Protection Officer (DPO)
  • If the request is unfounded, the organisations can refuse or charge a fee for the access. However, the first request is required to be free of cost. 
  • The next step is to ascertain whether the data subject’s identity can be verified. Here, the provider can ask for evidence of identification (For, e.g. asking the data subject to send a formal mail through their registered mail id) 
  • Once the identity has been verified and accepted, it is now essential to determine whether complete information has been provided to complete the request; if not, the provider shall request further information required.
  • If the request has been received electronically, the reply has to be in electronic form unless the subject requests otherwise. 
  • Organisations should respond without delay and within one month of receipt of DSAR. However, if the DSAR is detailed and further clarification is required, the time limit can be paused and extended to two months.
  • The provider shall ensure that the information is intelligible and easy to read for a layperson, and accessible. The information should be in simple language.
  • It shall also be ensured that the response is provided securely.
  • If the requested data includes a third person’s information, providers need to try not to disclose their data. If this is not possible, then compliance with the request is not mandatory and can be refused to protect the third person’s rights in case consent is not provided. 
  • Data cannot be deleted after receipt of the request or amended to prevent disclosure. If the data has been updated after the request was made, the response shall be the latest information.

What can companies do to prepare?

General data protection regulation applies to all forms of records, whether hard-copy or soft-copy; hence it is essential to have a proper process to keep track of the data you have collected to ensure that no data gets lost in the way while processing an access request.

The organisation needs to ensure easy identification of a DSAR is possible through staff training. An individual needs to be in charge of the request; usually, the Data Protection Officer (DPO) takes on this role. All the staff must be adequately trained to identify a DSAR and forward it to the person in charge. 

The organisation needs to have the policy to record such requests, whether verbal or written. Further, it is impertinent to access a portal where individuals can exercise their rights with ease and avoid lengthy paperwork. Recital 63 of the GDPR provides a remote access self-service portal system to provide the requested information. The Privacy Policy for the organisation shall contain details on exercising their right and making the portal freely accessible.

Organisations need to consider carrying out data mapping exercises to be aware of the various places they hold their data at. The data needs to be stored in both soft and hard copy format. 

It is impairment to increase transparency in your information handling practices and ensure you have an information management system to keep track of all the data you collect correctly.

How Tsaaro helps you be compliant

Manually managing DSARs is a complex process accompanied by human errors, exposing your organisation to hefty fines. 

GDPR Applies to all processing done by organisations established or functioning in the EU irrespective of whether you are in the EU or not.

At Tsaaro, our professional privacy team ensures your organisation’s compliance with all the regulations with the most personalised solutions. It provides data protection by design in their practice to enhance investor trust in your organisation.

1,157 thoughts on “How to prepare your organization for the right of access?”

  115. taktichn__skea

    Современные тактичные штаны: выбор успешных мужчин, как выбрать их с другой одеждой.
    Тактичные штаны: удобство и функциональность, которые подчеркнут ваш стиль и индивидуальность.
    Идеальные тактичные штаны: находка для занятых людей, который подчеркнет вашу уверенность и статус.
    Тактичные штаны для активного отдыха: важный элемент гардероба, которые подчеркнут вашу спортивную натуру.
    Тактичные штаны: какой фасон выбрать?, чтобы подчеркнуть свою уникальность и индивидуальность.
    История появления тактичных штанов, которые подчеркнут ваш вкус и качество вашей одежды.
    Тактичные штаны: универсальный выбор для различных ситуаций, которые подчеркнут ваш профессионализм и серьезность.
    штани зимові тактичні https://dffrgrgrgdhajshf.com.ua/ .

  206. onexbet_ilPl

    Получайте больше прибыли на onexbet, не отрываясь от компьютера.
    onexbet – ваш шанс на богатство, всегда и везде.
    Победные ставки с onexbet, оптимальные шансы на победу.
    Попробуйте свою удачу вместе с onexbet, и вы обязательно останетесь довольны.
    onexbet – качество и профессионализм, для вас всегда в приоритете.
    Готовы ли вы к большим выигрышам? Вам нужен onexbet, – самый удачный выбор для вас.
    onexbet – ваш верный компаньон в мире азарта, который всегда поддерживает ваши желания и цели.
    С onexbet вы всегда на шаг впереди, используйте onexbet для достижения ваших целей.
    onexbet – это не просто азарт, это философия, которая помогает вам выразить себя.
    Хотите больше возможностей для выигрыша? Обращайтесь на onexbet, и ваши мечты станут реальностью.
    onexbet – это не просто компания, это ваш путь к финансовой независимости, который приведет вас к желаемым результатам.
    onexbet – это идеальное место для тех, кто ищет азарт и адреналин, но при этом ценит профессионализм и конфиденциальность.
    Доступ к самым популярным играм и событиям на onexbet, все это доступно для вас.
    Хотите выигрывать больше? Присоединяйтесь к onexbet, и вы обязательно останетесь довольны.
    ChanaPritchett https://arxbetdsrdg.com/user/chanapritchett/ .

  243. Kolyaska_bcSr

    Лучшие коляски 3 в 1 для вашего малыша, на которые стоит обратить внимание.
    Популярные варианты колясок 3 в 1, которые порадуют вас своим качеством и функциональностью.
    Гид по выбору коляски 3 в 1, чтобы не прогадать с покупкой.
    Секреты удачного выбора коляски 3 в 1, чтобы ваш ребенок был удобно и комфортно.
    Сравнение колясок 3 в 1: отзывы и рекомендации, для того, чтобы выбрать оптимальный вариант.
    коляска детская купить https://kolyaska-3-v-1-msk.ru/ .

  251. Bukety_yjpt

    Свежие розы с доставкой к вашему порогу, насладитесь красотой и ароматом.
    Оформите заказ на букеты роз прямо сейчас, широкий выбор цветов и дизайнов.
    Красочные букеты роз для ярких впечатлений, оперативная доставка в любую точку.
    Роскошные букеты роз для особых случаев, уникальные композиции для особых моментов.
    Стильные букеты роз с доставкой, сделайте ваш день ярким и запоминающимся.
    Подарите букет роз любимым женщинам, быстрая и качественная доставка.
    Оригинальные идеи для букетов роз, превратите обыденный день в праздник.
    Выберите свой идеальный букет роз, удобные способы оплаты.
    Красочные композиции из роз разных сортов, приятные сюрпризы и акции.
    Закажите свой уникальный букет роз, приятные цены и гарантированное качество.
    Букеты роз – это всегда актуальный подарок, и мы доставим его к вашему порогу.
    Прекрасные букеты роз для ваших близких, подарите радость и красоту.
    купить цветы розы https://buket-roz-s-dostavkoj.ru/ .

  390. Furnitura_tnpl

    Широкий выбор фурнитуры для плинтуса, выберите подходящий вам вариант.
    Качественная фурнитура для плинтуса, не подведут вас в эксплуатации.
    Легкость сборки плинтуса, без лишних усилий.
    Современные решения для отделки плинтуса, подчеркните стиль своего интерьера.
    Эко-варианты элементов для плинтуса, сделайте свой дом более безопасным для здоровья.
    Модные цвета для элементов плинтуса, создайте гармонию в доме.
    Уникальные элементы для стильного плинтуса, выразите свою индивидуальность через дизайн.
    Советы по выбору фурнитуры для плинтуса, чтобы сделать правильный выбор.
    Стильные детали для украшения плинтуса, добавьте шарм вашему интерьеру.
    Фурнитура для плинтуса в классическом стиле, подчеркните изысканный вкус в дизайне.
    купить фурнитуру для плинтуса купить фурнитуру для плинтуса .

  443. kolyaska_ufki

    Выбор современных родителей – коляска-трость, которая удивит вас своей функциональностью и легкостью.
    Эргономичная коляска-трость с эффектным дизайном, которая поможет вам в повседневных прогулках.
    Модная коляска-трость для маленького модника, которая станет вашим незаменимым помощником.
    Элегантная коляска-трость для путешествий и прогулок, и мягкими ремнями безопасности.
    купить коляску трость https://kolyaski-trosti-progulochnye.ru/ .

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Eu Ai act
First Rules of the EU AI Act Come into Effect: What Does it Mean?
Harmeet Singh

First Rules of the EU AI Act Come into Effect: What Does it Mean?

The evolving digital landscape in the 21st century have placed a challenge for governments and organizations as they attempt to …

•
March 7, 2025
Digital Personal Data Protection (DPDP) Act
Exemptions Under the Digital Personal Data Protection (DPDP) Act, 2023  
Harmeet Singh

Exemptions Under the Digital Personal Data Protection (DPDP) Act, 2023  

Introduction  The Digital Personal Data Protection (DPDP) Act, 2023, and the Digital Personal Data Protection Rules, 2025 establish a comprehensive …

•
February 27, 2025
cybersecurity,
WHAT DRIVES CYBERSECURITY: A COMPREHENSIVE OVERVIEW 
Harmeet Singh

WHAT DRIVES CYBERSECURITY: A COMPREHENSIVE OVERVIEW 

In today’s interconnected world, cybersecurity plays a crucial role in protecting our digital lives. From protecting personal data to safeguarding …

•
February 21, 2025
Transfer Impact Assessments
Understand Transfer Impact Assessments: Insights from CNIL’s Practical Guide 
Harmeet Singh

Understand Transfer Impact Assessments: Insights from CNIL’s Practical Guide 

Introduction  A Transfer Impact Assessment (TIA) is a critical evaluation conducted under the General Data Protection Regulation (GDPR) to assess …

•
February 20, 2025
Draft DPDP Rules
The DPDP Act, 2023 and the Draft DPDP Rules, 2025: What Do They Mean for India’s AI Start-Ups?
Harmeet Singh

The DPDP Act, 2023 and the Draft DPDP Rules, 2025: What Do They Mean for India’s AI Start-Ups?

Introduction The Digital Personal Data Protection Act (DPDPA), 2023 and the Draft DPDP Rules, 2025 have ushered in a new …

•
February 12, 2025
Recent Comments

SHARE THIS POST

Would you like to read regular updates from Tsaaro.
Subscribe to our newsletter

Our Latest Blogs

Read what the latest hapennings in the cyber world are and learn what the
experts have to say about them

© 2024 Tsaaro Consulting. All rights reserved.
Linkedin Instagram Youtube

About Tsaaro

Resources

Other Links

Tsaaro Netherlands Office

Regus Schiphol Rijk Beech Avenue 54-62, Het Poortgebouw, Amsterdam, 1119 PW, Netherlands

Tsaaro Pune Office

Tech Centre, Rajiv Gandhi Infotech Park, Hinjewadi, Pune, Maharashtra

Tsaaro Noida Office

302, Tower C, ATS Bouquet, Noida Sector – 132, Uttar Pradesh, India

Tsaaro Bengaluru Office I

Manyata, Embassy Business Park, Outer Ring Road, Bengaluru, Karnataka

Tsaaro Bengaluru Office II

Second State, CMH Road, Indiranagar, Bengaluru, Karnataka

Call Our Experts:

+91 95577 22103

small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png
small_c_popup.png

We’d love to help your organization achieve your Data Protection goals!

Schedule a complimentary consultation with our Team of Experts.